Labelling and marking objects
Etiquetage et marquage des objets
Etiquetando y marcando objetos

CIDOC Fact Sheet 2
La fiche technique CIDOC no2
Ficha Técnica del CIDOC Nº 2

This page is the Web version of a Fact Sheet developed by the CIDOC Services Working Group, Labelling and marking objects/Etiquetage et marquage des objets. It is one of a number of pages about museum information standards prepared by the International Committee for Documentation of the International Council of Museums (ICOM-CIDOC)

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Labelling and marking objects

"It is an important professional responsibility to ensure that all items accepted temporarily or permanently by the museum are properly and fully documented to facilitate provenance, identification, condition and treatment." (ICOM Code of Professional Ethics, 1990, p. 31, nr. 6.2)

CIDOC fact sheets are produced to disseminate, in a simple format, information on aspects of museum documentation. This fact sheet is concerned with the methods used for labelling and marking of objects with their accession or inventory number. The methods to apply the number to the object are not always agreed upon. However, there are some rules generally accepted in the museum community. As this fact sheet can only give summerised information, it concludes with some literature for further reading.

General rules

• Numbers (eg. inventory or accession number) are the connection between objects and documents related to them. They must therefore be physically attached or applied to the objects.
• When an object is or becomes part of the collection, it receives an accession number. To apply the number to the object a secure method should be used, which means the method should be safe for the object while ensuring that the number cannot be accidentally removed.
• If a temporary number (e.g. a loan number) has to be assoicated with an object, tags can be used.
• Labelling and marking of objects should be done in a consistent manner, by trained employees. Enough time should be allowed to examine the object, to clean the surface using a suitable method and to apply the number.
• When doubt about the right method arises, a restorer should be consulted. It should be noted that no given method can be considered entirely safe and that some of the products and methods most frequently in use have not yet been systematically tested.
• A number should be applied without causing damage to the object. At the same time it should be possible to remove the number safely, even though for security reasons museums like to consider using a permanent mark.
• The number should be easy to locate without unnecessary handling of the object and at the same time without defacing any aspect of the object likely to be displayed or photographed.
• Although different types of objects have their own requirements for numbering, it is recommended that the range of methods and materials in use be kept to a minimum.
• When an object is made of several materials (e.g. paintings, uniforms, furniture), the number should be applied to the most secure place, given the method used.
• When an object consists of several components likely to be dismantled or separated, each part should be numbered. The same applies to fragments of a broken object.
• A museum should set out its numbering rules (including rules for number formats) in a report that is made available to all relevant staff members.

Do not:

• remove old numbers, as they can give information on the history of the object. If this cannot be avoided, the old number(s) should be recorded in the documentation.

Position

• As far as possible, numbers should be applied to the same position on a given type of object, so as to avoid unnecessary handling. Fragile or heavy objects should not have to be picked up to find the number. Large objects might need to be numbered in more than one place or to have extra temporary paper tags when not on display. If an object is stored in a box or wrapped up, the number should be repeated on the packaging material.
• The number should be placed in a position where it does not unduly affect the object's appearance. It should not, for example, obscure any legend or other marking intrinsic to the object.
• Small objects pose specific numbering problems. To some objects only a distinctive part of the number can be applied. When an object cannot be numbered at all, a number should be applied to the object's packaging, though this is not an entirely safe solution.
• In order to avoid accidental removal of the number, it should not be applied to physically unstable surfaces or parts that are subject to wear or friction.

Do not:

• number large, heavy or fragile objects on the bottom

Methods

• In applying a number to the object, the methods and materials used should not involve a risk of permanent damage for the object.
• Long-term reversibility should be ensured, while the number itself should be long lasting. Although the use of tags is the least intrusive method for the object, marking the number directly on the object, when practicable, is a more reliable process.
• The number should be easily readable. Generally, black characters are used on a light background, white characters on a dark background. Red characters may be considered as an alternative for both types of backgrounds.
• To increase the security of the link between the object and its documentation, it is recommended to include the number in some of the object's photographs.

To mark the object, specific methods should be used, depending on the object's physical aspects:

• On hard, non porous surfaces, the number should be written in drawing ink (water soluble non acidic) or acrylic paint. A coat of acrylic varnish can be applied on the cleaned surface, as well as on top to protect the number. (Examples: glass, glazed pottery, metal)
• On hard, porous surfaces, the same method should be applied. However, the cleaned surface should always be protected by a coat of acrylic varnish before the number is written. (Examples: wood, terra-cotta, bone)
• On paper products, the number should be marked lightly with a soft pencil. (Examples: prints, photographs, books)
• On textiles, prenumbered cloth labels should be sewn onto the object with a few stitches, using a fine needle and compatible thread. (Examples: costumes, lace, rugs)
• Painted and lacquered surfaces, as well as plastics, should be handled with special care, because they may be sensitive to the materials usually used for numbering objects.

Do not:

• burn or scratch the numbers on wood or metal
• screw a metal plate on wood
• use stamps or ink on paper products
• use ink or paint on textiles
• apply adhesive labels (including barcode labels) without protective coating on any material
• use metal edged tags or wires
• use as a base coat products which are originally intended for significantly different purposes and materials, especially when the composition of the product is not clear (e.g. correction fluid, nail-polish).

Suggestions for further reading

Etiquetage et marquage des objets

L'une des tâches essentielles du musée consiste à doter d'une documentation adéquate tous les objets qu'il acquiert de façon temporaire ou permanente, de façon à permettre leur identification, déterminer leur provenance et leur état de conservation, et spécifier les traitements qu'ils doivent subir (trad. de ICOM, Code of Professional Ethics, 1990).

Les fiches techniques du CIDOC présentent sous une forme simple et concise, à l'intention de tous les professionnels des musées, un ensemble de pratiques documentaires communément reconnues. Cette fiche concerne les méthodes utilisées pour étiqueter et marquer les objets. Il n’existe pas de véritable consensus à cet égard: toutefois, certaines règles sont acceptées par la communauté muséale en général. La synthèse présentée ici est complétée par une bibliographie d’orientation.

Règles générales

• Les numéros (par exemple les numéros d’inventaire) constituent le lien entre les objets et les documents qui les concernent. Ils doivent par conséquent être fixés à l’objet, ou inscrits directement sur l’objet.
• Lorsqu’un objet fait partie d’une collection ou est acquis par le musée, il reçoit un numéro d’inventaire. L’étiquetage ou le marquage de l’objet doit être effectué selon une méthode sûre: l’objet ne doit pas être endommagé par le processus, mais le numéro ne doit pas pouvoir être effacé ou enlevé accidentellement.
• Pour associer un numéro temporaire à l’objet (p. ex. lors d’un prêt), il est possible d’utiliser une étiquette en carton attachée par un lien.
• L’étiquetage et le marquage des objets doivent être effectués d’une manière cohérente, par un personnel spécialement formé à cette tâche. Il faut toujours réserver un laps de temps suffisant pour examiner l’objet, nettoyer la surface par le biais d’une méthode appropriée, et apposer le numéro.
• En cas d’incertitude, il est conseillé de consulter un restaurateur. Il faut noter que, quelle que soit la méthode retenue, la sécurité de l’objet n’est jamais garantie intégralement; en effet, de nombreux produits et méthodes, pourtant couramment utilisés, n’ont jamais été testés de manière systématique.
• Les opérations de marquage ou d’étiquetage ne doivent pas endommager l’objet. Le processus doit être réversible, c’est-à-dire qu’il doit être possible d’effacer ou de retirer le numéro sans laisser de traces permanentes. Toutefois, pour des raisons de sécurité, certaines institutions préféreront utiliser un marquage ne pouvant être facilement effacé.
• Le numéro doit pouvoir être trouvé sans manipulations inutiles, tout en n’étant pas directement visible lorsque l’objet est exposé ou photographié.
• Bien que les techniques de marquage varient selon les types d’objets, il est recommandé de réduire le plus possible la gamme des méthodes et des matériaux utilisés.
• Lorsque qu’un objet est composé de plusieurs matériaux (p. ex. tableaux, uniformes, mobilier), on choisira l’endroit le plus adapté à la technique de marquage utilisée.
• Lorsqu’un objet est composé de plusieurs pièces ou parties pouvant être conservées séparément, chacune des pièces ou parties sera numérotée. Ceci s’applique également aux fragments d’un objet cassé.
• Les règles relatives au marquage et à l’étiquetage des objets (y compris le format des numéros) doivent être consignées dans un document qui sera mis à la disposition du personnel concerné.

A éviter:

• enlever les anciens numéros, car ils peuvent fournir des renseignements sur l’historique de l’objet. S’ils doivent tout de même être retirés, il devront être notés dans la documentation.

Choix de l’emplacement

• Dans la mesure du possible, les numéros doivent toujours figurer au même endroit sur le même type d’objet, de façon à éviter les manipulations inutiles (par exemple le fait de soulever les objets lourds ou fragiles). Il peut être nécessaire de numéroter les grands objets à plusieurs endroits, ou d’y fixer des étiquettes en carton supplémentaires lorsqu’ils ne sont pas exposés. Si un objet est emballé ou conservé dans une boîte, le numéro doit être répété sur l’emballage ou la boîte.
• Le numéro doit être placé à un endroit où il ne nuise pas à l’aspect extérieur de l’objet. Il ne doit pas, par exemple, recouvrir une légende, une marque ou une inscription.
• Les petits objets posent des problèmes particuliers. Dans certains cas, il n’est possible d’inscrire qu’une partie du numéro. Lorsque le numéro ne peut pas être apposé directement, il doit figurer sur l’emballage ou la boîte dans laquelle l’objet est conservé, bien que cette solution n’offre pas les garanties maximales de sécurité.
• Afin d’éviter que le numéro ne disparaisse accidentellement, il faut éviter de le placer sur des surfaces instables ou à des endroits exposés aux chocs et aux frottements.

A éviter:

• placer le numéro sur le fond des objets lourds ou fragiles.

Méthodes

• Les méthodes et matériaux utilisés pour numéroter les objets ne doivent pas endommager ceux-ci de façon permanente.
• Le processus doit être réversible à long terme, tout en garantissant un marquage durable. Bien que les étiquettes en carton attachées par un lien soient les moins susceptibles de dégrader l’objet, le marquage direct, s’il est possible, doit être préféré pour des raisons de sécurité.
• Le numéro doit être facilement lisible. On utilise généralement des caractères noirs sur un fond clair, et blancs sur un fond sombre. Les caractères rouges peuvent être utilisés dans les deux cas.
• Afin de renforcer le lien existant entre l’objet et la documentation qui le concerne, il est recommandé de faire figurer le numéro sur plusieurs photographies de l’objet.

Les techniques à utiliser varient selon les caractéristiques physiques de l’objet:

• Sur les surfaces dures, non poreuses, le numéro sera inscrit à l’encre (soluble à l’eau, non acide) ou à la peinture acrylique. Une couche de vernis acrylique peut être appliqué sur la surface nettoyée, ainsi que sur le numéro pour le protéger. (Exemples: verre, poterie vernissée, métaux)
• Pour les surface dures, mais poreuses, la même méthode sera utilisée. Toutefois, la surface nettoyée de l’objet devra toujours être protégée par une couche de vernis acrylique. (Exemples: bois, terre cuite, os)
• Sur le papier, le numéro sera inscrit à l’aide d’un crayon assez gras, en évitant de fouler le support. (Exemples: estampes, photographies, livres)
• Pour les textiles, des étiquettes pré-numérotées seront cousues par quelques points, avec une aiguille fine et du fil compatible avec le matériau du support (Exemples: costumes, dentelle, tapis)
• Les surfaces peintes et laquées, de même que les matières plastiques, doivent être traitées avec précaution, car elles peuvent présenter une réaction chimique aux matériaux généralement utilisés pour le marquage des objets.

A éviter:

• appliquer les numéros à chaud, ou les graver dans du bois ou du métal
• visser une plaquette en métal dans du bois
• utiliser des tampons ou de l’encre sur du papier
• utiliser de l’encre ou de la peinture sur des textiles
• coller des étiquettes adhésives (y compris des codes à barre) sans couche protectrice sur tous les matériaux
• utiliser des étiquettes à coins en métal, ou du fil métallique
• utiliser comme couche protectrice des produits conçus pour d’autres usages et supports, en particulier lorsque leur composition n’est pas connue avec précision (p. ex. correcteur liquide, vernis à ongles).

Pour en savoir plus

Etiquetando y marcando objetos

"Es una importante responsabilidad profesional asegurar que todos los objetos aceptados por el museo en forma temporal o permanente estén propia y totalmente documentados para suministrar la procedencia, identificación, condición y tratamiento." (Código de Deontología Profesional del ICOM, 1990, p. 31, inciso 6.2)

Reglas Generales

• Los números (por ejemplo, de inventario o de ingreso) son la conexión entre los objetos y los documentos relacionados con ellos. Deben por lo tanto estar físicamente agregados o aplicados a los objetos.
• Cuando un objeto pertenece o se convierte en parte de la colección, recibe un número de ingreso. Para aplicarlo se debe utilizar un método seguro, lo cual implica que el mismo debe ser inocuo para el objeto y que al mismo tiempo no pueda borrarse o quitarse accidentalmente.
• Si un número temporal (por ejemplo, un número de préstamo) debe asociarse a un objeto, utilizar etiquetas colgantes.
• La etiquetación y marcado de los objetos debe hacerse en manera consistente y por empleados entrenados. Debe permitirse el tiempo suficiente para examinar la pieza, para limpiar su superficie utilizando un método apropiado, y para aplicar el número.
• Cuando surjan dudas sobre el método correcto, se debe consultar a un restaurador. Debe anotarse que ningún método puede considerarse totalmente seguro y que algunos de los métodos y productos más frecuentemente usados no han sido comprobados sistemáticamente.
• El número debe aplicarse sin dañar el objeto. Al mismo tiempo, debe ser posible quitarlo fácilmente, aunque por razones de seguridad los museos prefieren utilizar una marca permanente.
• El número debe ser fácil de ubicar sin necesitar manipular innecesariamente al objeto y al mismo tiempo sin desfigurar cualquier aspecto del mismo en la exhibición o en fotografías.
• Aunque los diversos tipos de objetos tienen sus propios requerimientos para la numeración, se recomienda que la variedad de métodos y materiales usados sea mantenida al mínimo.
• Cuando un objeto esté elaborado con materiales diversos (por ejemplo, pinturas, vestuario, mobiliario), el número debe aplicarse en el lugar más seguro, dado el método usado.
• Cuando un objeto consiste en varios componentes susceptibles de ser desmantelados o separados, debe numerarse cada parte. Lo mismo se aplica a los fragmentos o a un objeto roto.
• Un museo debe establecer sus reglas de numeración (incluyendo directivas para los formatos numéricos) en un informe que estará disponible a todos los miembros relevantes del personal.

No haga esto:

• quitar los números antiguos, puesto que dan información sobre la historia del objeto. Si esto no puede evitarse, deben incluirse en la documentación.

Posición:

• A ser posible, los números deben aplicarse en la misma posición sobre un tipo determinado de objeto, para evitar así la manipulación innecesaria. Los objetos frágiles o pesados no deben tener que levantarse para poder ver el número. Los objetos de gran tamaño necesitan numerarse en más de un sitio o deben tener etiquetas de papel temporales extras cuando no están en exhibición. Si cualquier pieza se guarda en una caja o envuelta, el número debe repetirse en el material de embalaje.
• El número debe colocarse en una posición en la cual no afecte indebidamente la apariencia del objeto. No debe, por ejemplo, tapar cualquier inscripción o marca característica del objeto.
• Las piezas pequeñas poseen problemas específicos. En algunas sólo puede aplicarse una parte distintiva del número. Cuando no es posible aplicar ningún número, éste debe colocarse en el envoltorio/contenedor del objeto, aunque ésta no es una solución enteramente conveniente.
• Para evitar remociones accidentales del número, no debe aplicarse a superficies físicamente inestables o en partes que estén expuestas al desgaste o la fricción.

No haga esto:

• Numerar los objetos grandes, pesados o frágiles en la base.

Métodos

• Al aplicar un número al objeto, los métodos y materiales usados no deben implicar un riesgo de daño permanente para el mismo.
• Aunque el número mismo a aplicarse habrá de durar un largo tiempo, el método para aplicarlo debe asegurar una reversibilidad a largo plazo. Si bien el empleo de etiquetas colgantes es el método menos intrusivo para el objeto, el marcar el número directamente sobre el mismo, cuando esto es posible, es un proceso más confiable.
• El número debe ser legible. Generalmente, se usan caracteres negros sobre fondo claro y blancos sobre fondo oscuro. El rojo es considerado como una alternativa para ambos tipos de fondos.
• Para incrementar la seguridad del vínculo entre el objeto y su documentación, se recomienda incluir el número en algunas fotografías de la pieza.

• Sobre superficies no porosas y duras, el número puede escribirse en tinta de dibujo (soluble en agua y sin acidez) o en pintura acrílica. Puede aplicarse una capa de barniz acrílico sobre la superficie limpia así como por encima para proteger el número (ejemplos: vidrio, cerámica glaseada, metal).
• Sobre superficies duras y porosas, puede aplicarse el mismo método. Sin embargo, la superficie limpia siempre debe protegerse por una capa de barniz acrílico antes de escribir el número (ejemplos: madera, terracota, hueso).
• Sobre productos de papel, el número debe marcarse ligeramente con un lápiz suave (ejemplos: impresos, fotografías, libros).
• Sobre textiles, etiquetas de tela con el número pueden coserse al objeto con unas pocas puntadas, usando una aguja fina e hilo compatible (ejemplos: vestuario, encaje, alfombras).
• Las superficies pintadas y laqueadas, así como los plásticos, deben manejarse con cuidado especial, porque pueden ser sensibles a los materiales usualmente empleados para numerar objetos.

No haga esto:

• colocar números por quema o incisión sobre madera o metal.
• Atornillar una placa de metal sobre madera.
• Usar autoadhesivos o tinta sobre productos de papel.
• Usar tinta o pintura sobre textiles.
• Aplicar etiquetas autoadhesivas (incluyendo etiquetas de códigos de barras) sin colocar antes una capa protectora sobre cualquier material.
• Usar etiquetas con bordes de metal o con alambres.
• Usar como capa base productos que fueron originalmente diseñados para propósitos y materiales significativamente diferentes, especialmente cuando la composición de estos productos no es clara (por ejemplo, "liquid paper", esmalte de uñas).

Suggestions for further reading/Pour en savoir plus

CIDOC Fact Sheet 1, Registration step by step: when an object enters the museum, deals with inventory/accession procedures, 1993.
La fiche technique CIDOC no1, Un objet arrive au musée: étapes successives de catalogage, 1993, concerne l’enregistrement des objets dans les collections.

D.H. Dudley, I.B. Wilkinson, Museum Registration Methods, Washington D.C. 1979 (3rd ed.)

MDA Fact Sheets. Cambridge: MDA. [updated on a regular basis] [mises à jour régulièrement]

Production: CIDOC Services Working Group (1994)/Groupe de travail CIDOC Services (1995)
Text: Anne Claudel, Jeanne Hogenboom (with special thanks to Terry S. Segal). Translation into Spanish by Blanca Alva Guerrero.
Production: BDBS, Berne

The printed fact sheet is available free of charge from ICOM, Maison de l'UNESCO, 1, rue Miollis, 75732 Paris cedex 15, France, tel.: +33 1 47340500, fax: + 33 1 43067862; e-mail secretariat@icom.org.

Cette fiche technique peut être obtenue auprès de: ICOM, Maison de l'UNESCO, 1, rue Miollis, 75732 Paris cédex 15, France, tél.: +33 1 47340500, fax: + 33 1 43067862; e-mail secretariat@icom.org.

This fact sheet is translated into: French, Spanish, German and Portugese. For details, contact the Chair of the CIDOC Services Group, Norbert Kanter.

http://www.cidoc.icom.org/fact2.htm
revised/dernière mise à jour: 31st July 2000.
text: see above
Original author / Auteur original: Andrew Roberts
Now maintained by / Maintenant entretenu par: Leonard Will
CIDOC Chair/Présidente du CIDOC: Patricia Young
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