2. Obiective, domeniu de aplicare, metodologie

2.1 Obiectivele studiului

Studiul are două obiective principale. Primul este acela de a oferi un cadru clar definit şi structurat pentru a corela datele existente în înregistrările bibliografice cu utilizatorii acelor înregistrări bibliografice. Al doilea obiectiv este acela de a recomanda un nivel minimal de funcţionalitate pentru înregistrările create de agenţiile bibliografice naţionale.

2.2 Domeniu de aplicare

Pentru scopurile acestui studiu o înregistrare bibliografică este definită ca un agregat de date asociate cu entităţile descrise în cataloage de bibliotecă şi bibliografii naţionale. În agregatul de date sunt incluse elemente de date descriptive precum cele definite în ISBD-uri; elementele de date folosite în vedetele pentru persoane, colectivităţi, titluri şi subiecte, care funcţionează ca elemente de ordonare sau intrări în index; alte elemente de date folosite pentru a organiza un fişier de înregistrări, precum indicii de clasificare; adnotări precum abstractele sau rezumatele; date specifice exemplarelor din colecţiile bibliotecii precum numerele de acces şi cotele topografice.

Datele asociate cu persoane, colectivităţi, titluri şi subiecte sunt analizate doar în măsura în care acestea funcţionează ca vedete sau intrări în index pentru înregistrările care descriu entităţi bibliografice. Prezentul studiu nu analizează datele suplimentare asociate cu persoane, colectivităţi, lucrări şi subiecte care sunt tipice numai pentru înregistrările de autoritate.

Studiul se străduieşte să fie cuprinzător în privinţa varietăţii de materiale tratate. Datele incluse în studiu se referă la materiale textuale, muzicale, cartografice, audio-vizuale, grafice şi tridimensionale; ele acoperă întreaga gamă de medii fizice descrise în înregistrările bibliografice (hârtie, film, bandă magnetică, medii optice de stocare etc.); ele acoperă toate formatele (cărţi, foi, discuri, casete, cartuşe etc.); ele reprezintă toate tipurile de informaţie înregistrată (analogică, acustică, electrică, digitală, optică etc.).

Studiul presupune că datele incluse în înregistrările bibliografice produse pentru bibliografii naţionale şi cataloage de bibliotecă sunt utilizate de o gamă largă de utilizatori: cititori, studenţi, cercetători, personal de bibliotecă, edituri, difuzori, centre de desfacere cu amănuntul, agenţii de informare, administratori de drepturi de proprietate intelectuală etc. Studiul are în vedere marea varietate de aplicaţii, atât în interiorul cât şi în exteriorul spaţiului unei biblioteci în care se folosesc înregistrări bibliografice: dezvoltarea colecţiilor, achiziţii, catalogare, producţia de instrumente de regăsire şi bibliografii, inventariere, conservare, circulaţia cărţii, împrumutul interbibliotecar, referinţe şi regăsirea informaţiei.

În contextul acestor aplicaţii, utilizatorii pot folosi înregistrările bibliografice pentru o varietate de scopuri, de exemplu: pentru a determina resursele de informare existente pe un anumit subiect sau sub responsabilitatea unei anumite persoane, în contextul unui „univers” dat (de exemplu, în cadrul totalităţii resurselor de informare disponibile, în cadrul producţiei de publicaţii a unei anumite ţări, în colecţiile unei biblioteci sau ale unui grup de biblioteci etc.); pentru a verifica existenţa şi/sau disponibilitatea unui anumit document, în scopul achiziţionării sau al împrumutului; pentru a identifica o sursă sau sursele de unde un document poate fi obţinut, şi condiţiile de disponibilitate; pentru a determina dacă o înregistrare pentru un exemplar adăugat unei colecţii există deja sau trebuie creată o nouă înregistrare; pentru a urmări traseul unui exemplar în deplasarea sa în cadrul unui proces de legare sau al unui tratament de conservare; pentru a determina dacă un exemplar poate fi pus în circulaţie sau trimis prin împrumut interbibliotecar; pentru a selecta un document sau un grup de documente care vor servi nevoilor de informare ale utilizatorului; pentru a determina cerinţele fizice de utilizare ale unui anumit exemplar în funcţie fie de abilităţile utilizatorului, fie de cerinţele speciale ale echipamentelor tehnice, de abilităţile de folosire a calculatorului etc.

Pentru scopurile acestui studiu, cerinţele funcţionale pentru înregistrările bibliografice sunt definite în relaţie cu următoarele operaţiuni generice efectuate de utilizatori atunci când folosesc bibliografiile naţionale şi cataloagele de bibliotecă:

· utilizarea datelor pentru a găsi [find] materialele care corespund criteriilor de căutare stabilite (de exemplu, în contextul unei căutări pentru toate documentele pe un subiect dat, sau o căutare pentru o înregistrare sonoră apărută sub un anumit titlu);

· utilizarea datelor regăsite pentru a identifica [identify] o entitate (de exemplu, pentru a confirma faptul că documentul descris într-o înregistrare corespunde cu documentul căutat de utilizator, sau să facă distincţie între două texte sau înregistrări sonore care au acelaşi titlu);

· utilizarea datelor pentru a selecta [select] o entitate care corespunde nevoilor utilizatorului (de exemplu, pentru a selecta un text într-o limbă pe care utilizatorul o înţelege, sau pentru a alege o versiune a unui program de calculator care este compatibilă cu construcţia şi sistemul de operare disponibile utilizatorului);

· utilizarea datelor pentru a achiziţiona sau a obţine [obtain] accesul la entitatea descrisă (de exemplu, pentru a plasa o comandă pentru cumpărarea unei publicaţii, pentru a trimite o cerere de împrumut pentru un exemplar dintr-o carte din colecţia bibliotecii, sau pentru a accesa online un document electronic stocat pe un calculator aflat la distanţă).

2.3 Metodologie

Metodologia utilizată în acest studiu se bazează pe tehnica de analiză a entităţii, utilizată în dezvoltarea modelelor conceptuale pentru sisteme de baze de date relaţionale. Deşi studiul nu are intenţia de a servi direct ca bază pentru proiectarea bazelor de date bibliografice, această tehnică a fost aleasă ca bază metodologică pentru că oferă o abordare structurală a analizei cerinţelor de date care facilitează procesul de definire şi de delimitare care au fost stabilite în termenii de referinţă pentru studiu.

Primul pas în tehnica de analiză a entităţii este acela de a izola obiectele cheie care prezintă interes pentru utilizatorii de informaţii dintr-un anumit domeniu. Aceste obiecte de interes sau entităţi sunt definite la un nivel cât se poate de ridicat. Aceasta înseamnă că analiza se concentrează mai întâi nu asupra datelor individuale ci asupra „lucrurilor” descrise de date. Prin urmare, fiecare dintre entităţile definite pentru model serveşte ca punct central pentru un grup de date. O schemă de entităţi pentru un sistem informatic de personal, de exemplu, va identifica foarte probabil „angajat” drept una dintre entităţile care vor fi interesante pentru utilizatorii unui astfel de sistem.

La un nivel înalt, o diagramă de entităţi descrie şi relaţiile care există între un tip de entităţi şi altul. Modelul pentru un sistem informatic de personal, de exemplu, foarte probabil va indica relaţia reciprocă dintre entitatea „angajat” şi entitatea „post”: un angajat „ocupă” un post; un post „este ocupat de” un angajat.

O dată ce structura de nivel înalt pentru model a fost configurată prin identificarea principalelor entităţi şi a relaţiilor dintre aceste entităţi, pasul următor din metodologie este acela de a identifica cele mai importante caracteristici sau atribute ale fiecărei entităţi. De exemplu, în contextul unui sistem informatic de personal, atributele asociate cu un angajat ar putea cuprinde numele angajatului, adresa, data naşterii, numărul de asigurări sociale etc.

Ca o extensie a tehnicii folosite pentru a descrie relaţiile dintre tipuri de entităţi, metodologia analizei de entităţi poate fi aplicată şi la nivel mai detaliat pentru a descrie relaţiile mai specifice care funcţionează între diverse instanţe ale entităţilor. De exemplu, modelul sistemului informatic de personal poate arăta că există relaţii între un anumit angajat şi un alt angajat (de exemplu, relaţie soţ-soţie). Dacă asemenea relaţii sunt semnificative pentru utilizatorii din domeniul pentru care a fost modelat, ele vor fi definite ca parte a modelului.

Structura entitate-relaţie derivată din analiza entităţilor, atributelor şi a relaţiilor a fost folosită în acest studiu drept cadru pentru a evalua relevanţa fiecărui atribut şi a fiecărei relaţii pentru acţiunea efectuată de utilizatorii datelor bibliografice. Fiecare atribut şi relaţie sunt corelate cu cele patru operaţiuni generice ale utilizatorului definite pentru studiu şi fiecărui atribut şi relaţie îi sunt acordate valori relative referitoare exact la acţiunea efectuată şi la entitatea care face obiectul interesului utilizatorului.

Structura entitate-relaţie şi corelarea atributelor şi a relaţiilor cu acţiunile utilizatorului folosesc drept bază pentru recomandările grupului de lucru privind nivelul minimal de funcţionalitate pentru înregistrările create de către agenţiile bibliografice naţionale. Recomandările se concentrează asupra acţiunilor utilizatorului, care se apreciază a fi cele mai importante pentru a fi susţinute de înregistrarea bibliografică naţională. Pornind de la valorile relative acordate atributelor şi relaţiilor care susţin aceste acţiuni, recomandările identifică cerinţe specifice pentru datele din înregistrarea de bază.

Tehnica analizei entitate-relaţie şi convenţiile de prezentare grafică folosite în acest studiu se bazează în mare parte pe metodologia dezvoltată de James Martin şi explicată în cartea sa Strategic Data-Planning Methodologies (Prentice-Hall, 1982). Pentru conturarea metodologiei pentru acest studiu s-au mai folosit: Data Modeling Essentials de Graeme Simsion (Van Nostrand Reinhold, 1994), Data Analysis: the Key to Data Base Design de Richard Perkinson (QED Information Sciences, 1984) şi Fundamentals of Database Systems de Ramez Elmasri (Benjamin/Cummings, 1989). Toate cele patru cărţi se recomandă celor care sunt interesaţi să afle mai multe despre cadrul şi detaliile analizei entitate-relaţie.

2.4 Componentele studiului

Tehnica analizei entităţii şi corelarea atributelor şi relaţiilor cu acţiunile utilizatorului formează cadrul oferit de acest studiu pentru evaluarea cerinţelor de date pentru înregistrările menite să servească nevoii utilizatorilor de informaţii bibliografice şi pentru recomandările grupului de lucru privind datele de bază ce trebuie incluse într-o înregistrare bibliografică naţională. Restul raportului este împărţit în două segmente majore. Primul descrie modelul entitate-relaţie; al doilea prezintă recomandările grupului de lucru pentru nivelul minimal al înregistrării bibliografice naţionale.

Primul segment al studiului cuprinde patru capitole:

· Capitolul 3 al studiului identifică entităţile care au fost utilizate în model, denumind, definind şi descriind natura şi domeniul lor.

· Capitolul 4 analizează atributele asociate cu fiecare entitate definită de model şi dă definiţii pentru fiecare atribut. Această analiză este apoi extinsă în Anexa A, printr-o listă cuprinzătoare a elementelor individuale de date asociate cu fiecare atribut.

· Capitolul 5 delimitează relaţiile folosite în model, definind şi descriind natura relaţiilor care operează la nivel general în model precum şi pe cele care operează între instanţe specifice ale entităţilor.

· Capitolul 6 corelează atributele şi relaţiile asociate cu fiecare entitate cu cele patru sarcini generice ale utilizatorului pe care înregistrarea bibliografică este menită să le susţină, arătând relevanţa fiecărui atribut sau relaţie pentru fiecare dintre acţiunile utilizatorului.

Al doilea segment al studiului conţine un singur capitol:

· Capitolul 7 foloseşte corelaţia prezentă în Capitolul 6 drept cadru de referinţă pentru recomandările grupului de lucru privind cerinţele de date de bază pentru înregistrările bibliografice naţionale.

Raportul conţine şi o anexă care face legătura între atributele logice definite în Capitolul 4 cu elementele de date definite în ISBD-uri, Ghidul pentru Înregistrările de Autoritate şi de Referinţă (GARE) şi Manualul UNIMARC.